khắc phục lỗi sai ngày tháng năm khi tiến hành mail merge

Mail merge là một trong những công cụ hữu ích trong quá trình xử lý công việc tối ưu hóa đang được nhiều người sử dụng, tuy nhiên nó cũng khiến người dùng phải đau đầu vì một số lỗi thường gặp sai ngày tháng năm..vv. Bởi vậy, qua bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Mail merge cơ bản và khắc phục lỗi sai ngày tháng năm khi tiến hành Mail merge.

Mail merge là gì?

Mail merge (có nghĩa là Trộn thư) – một tính năng soạn thư hàng loạt trong Word Office, giúp cho người dùng có thể gửi thư một lúc đến nhiều người. VD: Trong một cuộc họp đông người bạn cần viết thư mời, chuyển đến mọi người cần dự họp..vv. Mail merge sẽ thay bạn làm công việc đó với một mẫu template và thông tin cần thiết kèm theo. Mail merge là một trong những tính năng thuộc top tốt nhất của Microsoft để hỗ trợ người dùng tối ưu hóa nguồn thời gian và cải thiện tăng năng suất trong mọi hình thức công việc. 

khắc phục lỗi sai ngày tháng năm khi tiến hành mail merge
Mail merge

Dù là cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp Mail merge đều đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành công việc. Nó tạo được sự uy tín, chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng hay chính cấp trên của họ và quan trọng nhất là giảm tải được một khối lượng lớn công việc. Ví dụ: Gửi lời mời tri ân khách hàng với số lượng lớn, Gửi thông báo dự họp trong công ty..vv.

Mail merge gồm có hai phần: gồm phần nguồn dữ liệu và phần nội dung.

Phần nguồn dữ liệu: Là một danh sách tập hợp danh bạ người gửi trong outlook, excel , word, có phân loại dữ liệu rõ ràng.

Phần nội dung: Là phần nội dung cần gửi đi tới người khác với nội dung thông tin tương tự như một bức thư hay email thông thường kèm qua các vị trí định sẵn và các chi tiết thay đổi.

Cách sử dụng mail merge

Với khả năng tối ưu hóa công việc như vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Mail merge trong Microsoft Word qua một vài thao tác đơn giản như sau:

Bước 1: Hãy vào tab Mailings và tiến hành thao tác với các chức năng nằm trên thanh công cụ này. Nếu là phiên bản Word cũ trước đây => chọn Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard để tiếp tục thao tác. 

Thông thường hiện nay đa số người dùng đều sử dụng Word Office 2010 nên tiếp tục thao tác với word 2010.

Bước 2: Vào Start Mail Merge => Chọn nội dung thực hiện.

Bước 3: Cần chuẩn bị một danh sách nguồn dữ liệu người nhận ở Select Recipients.

Bước 4: Soạn nội dung cơ bản => Insert Merge Field.

Bước 5: Chọn Preview Results => Kiểm tra kết quả mỗi thư được trộn và định dạng, sau đó tiến hành chỉnh sửa.

Bước 6: Chọn Finish & Merge và bạn đã hoàn tất quá trình trộn thư qua Mail merge. Cuối cùng bạn có thể lựa chọn một trong các mục sau tùy mục đích trộn thư. Nên gửi kèm cho chính bản thân một bản để dễ kiểm tra xem thư đã được gửi đi hay không, nội dung còn sai sót gì.

Edit Individual Document => Xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn

Print Documents => In các thư đã trộn.

Send E-mail Messages => Gửi email.

Hướng  dẫn cách khắc phục lỗi sai ngày tháng khi tiến hành Mail merge

Trong quá trình soạn thảo Mail merge từ file dữ liệu excel chứa ngày tháng năm có thể gặp một vài lỗi sai ví dụ như thay vì hiển thị dạng dd/mm/yyyy nó sẽ hiển thị thành dạng mm/dd/yyyy và một vài trường hợp khác. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách khắc phục lỗi sai ngày tháng khi tiến hành Mail merge theo đúng định dạng dd/mm/yyyy trong Control Panel.

Bước 1: Nhấp chuột phải Date merge field => chọn Edit Field

Bước 2: Xuất hiện cửa sổ mới => chọn mục Field Codes

Bước 3: Cuối cùng thêm vào cho giống định dạng {MERGEFIELD DateField \@ “dd/MM/yyyy”}

Hoặc khi nhập liệu ngày tháng năm trong Excel rồi thêm dấu móc đơn ở trước sang định dạng Text để tránh lỗi đó.

Trên đây là cách sử dụng Mail merge và khắc phục lỗi sai ngày tháng năm khi tiến hành Mail merge giúp bạn sử dụng công cụ này một cách suôn sẻ, tối ưu hóa thời gian tăng năng suất công việc. Chúc các bạn thành công!