cách trộn văn bản từ excel sang word 2007

Trộn thư là một tính năng được khá  nhiều người yêu thích. Với việc tự động tạo ra những bức thư những bài báo cáo với form có sẵn với những mục dữ liệu từ excel. Khi biết thêm về cách trộn văn bản từ excel sang word 2007 sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong công việc. Tuy nhiên tính năng này có khá nhiều người chưa biết về nó. Vì vậy bài viết này của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách trộn thư. Cũng như sẽ giúp các bạn khắc phục một số lỗi thường xảy ra khi các bạn thực hiện tính năng mail merge.  Hãy đọc những thông tin dưới đây một cách kỹ càng để thuận lợi hơn trong công việc nhé mọi người.

Một số điều về trộn thư bạn nên biết

Đầu tiên trước khi đi tìm hiểu về cách trộn thư thì chúng ta nên đi tìm hiểu về khái niệm của mail merge cũng như các ứng dụng của tính năng này đối với cuộc sống có vai trò như thế nào.

Khái niệm về mail merge

Mail merge hay còn được gọi là trộn thư chính là một tiện ích của google sheets. Đây là một chức năng giúp bạn có thể soạn thư điện tử ở trên nền ứng dụng của word. Mail merge sẽ giúp bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc. Và gửi đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Với mail merge thì bạn chỉ cần có mẫu template với một số thông tin cần thiết. Sau đó nó sẽ tự động gửi thư đến đúng địa chỉ đó cho bạn một cách đơn giản nhất.

Ứng dụng mail merge vào cuộc sống

Mail merge có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống đặc biệt là các doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh thì đây là một ứng dụng không thể thiếu được. Nó có thể giúp bạn gửi thư mời cho đối tác, choc các khách hàng. Giúp bạn truyền thông tin đến cho nhân viên về mức lương, thưởng,… Chỉ với một vài thao tác đơn giản là bạn đã có thể giúp mọi người hoàn thành những bức thư gửi cho hàng trăm hàng nghìn người một lần.

cách trộn văn bản từ excel sang word 2007

Giúp bạn biết về cách trộn văn bản từ excel sang word 2007

Để sử dụng mail merge thì hết sử đơn giản, cách trộn văn bản từ excel sang word 2007 chỉ với vài bước dễ dàng như sau:

Bước 1:

Đầu tiên, bạn hãy mở file word với nội dung mẫu thư đã có sẵn. Sau đó bạn hãy chọn vào mục mailings và chọn vào start mail merge và chọn tiếp step by step mail merge wizard để mở giao diện chứa công cụ mail merge. Khi giao diện xuất hiện thì bạn hãy chọn vào mục letter và tiếp đó là chọn next starting document để tiếp tục.

Bước 2:

Tiếp theo bạn hãy click chuột vào use the current document và sau đó nhấp chuột chọn vào mục next. Khi đó bạn hãy chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn ở dạng excel. Và chọn sheet dữ liệu bạn cần và cuối cùng chọn vào mục ok để bắt đầu trộn thư.

Bước 3:

Khi trên giao diện xuất hiện hộp thoại mail merge recipients thì bạn hãy nhấn vào ok. Và cuối cùng bạn hãy di chuyển chuột đến vị trí cần chèn và kết thúc quá trình trộn thư.

cách trộn văn bản từ excel sang word 2007

Một số lỗi khi thực hiện trộn thư thường mắc phải bạn nên lưu ý

Mặc dù việc trộn thư được thực hiện khá dễ dàng nhưng nó vẫn có thể mắc một số lỗi thường gặp như sau:

Gặp lỗi định dạng với những dữ liệu số.

Với những con số chúng ta thường gặp một số lỗi về định dạng. Ví dụ định dạng về ngày tháng năm là điều mà nhiều người gặp phải nhất. Điều này sẽ làm cho nội dung thư của bạn sẽ xuất hiện sự sai lệch so với thực tế.

Cách khắc phục

Với lỗi này bạn có thể sử dụng tính năng number switch ở trong word. Hoặc bạn có thể sửa đổi định dạng số hoặc ngày tháng sang text của dữ liệu. Để khi trộn thư không bị thay đổi định dạng. Ngoài ra bạn có thể sử dụng liên kết DDE để khắc phục được lỗi này. Bạn chỉ cần sử dụng hai bước, bước đầu tiên bạn hãy kích hoạt file word thông qua DEE. Bạn có thể thực hiện bằng cách click vào file sau đó click tiếp vào advanced và tích vào ô confirm file format conversion on open. Sau đó tiếp tục thực hiện các bước trộn thư như cũ.

Như vậy, cách trộn văn bản từ excel sang word 2007 chúng ta có thể thực hiện với một số thao tác khá đơn giản và dễ dàng. Việc trộn thư sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi soạn thảo các bào bái cáo, các bức thư mời gửi đến cho rất nhiều khách hàng. Với sự tiện lợi đơn giản của tính năng này các bạn nên đọc thật kỹ những thông tin để có thể tự mình thực hiện việc trộn thư một cách thuận lợi nhất. Ngoài ra bài viết còn giúp bạn sửa một số lỗi có thể thường gặp khi thực hiện việc trộn thư. Hi vọng những thông tin này sẽ giải đáp cho bạn về những thắc mắc liên quan đến mail merge. Hãy comment vào dưới bài viết những điều mà các bạn chưa rõ. Chúng tôi sẽ giải đáp ở những bài viết gần nhất.